PMI e ICT: Indagine Territoriale – Palermo

Nov 14, 2012
 

Il focus sulla Sicilia

Il territorio siciliano si caratterizza per una presenza significativa di imprese operanti nell’ambito del Commercio, dell’Agricoltura e dei Servizi, meno presente rispetto ad altre aree del Paese il settore industriale. Un territorio che vanta delle eccellenze in vari comparti alimentari ma che, in questa fase, è tra quelli che più stanno soffrendo. Le difficoltà del momento emergono chiaramente dalle strategie di business delle aziende rispondenti alla survey:

  • la riduzione generalizzata dei costi interessa 7 aziende su 10
  • politiche di ottimizzazione dei processi sono molto diffuse in Sicilia, come in altri territori
  • la pressione sui costi, più che in altre aree, limita investimenti finalizzati ad innovare il portafoglio di offerta e ad incrementare la diffusione di soluzioni informatiche in azienda

Diverse sono le esigenze legate alla gestione dei documenti e all’utilizzo di dati e informazioni, esigenze che si allineano a quanto emerso nell’analisi nazionale:

  • necessità di accedere tempestivamente a informazioni e dati contenuti nei documenti per alimentare processi decisionali sia a livello operativo che strategico
  • sicurezza e riservatezza dei dati
  • utilizzo di modulistica standard in particolare in ambito Marketing, nella Logistica
  • elevati volumi di documenti soprattutto nei processi a monte e a valle della filiera – gestione fornitori e gestione clienti
  • esigenze di tracciabilità, anche per effetto di normative settoriali, sono sentite nei processi produttivi e logistici, nella gestione dei clienti.

Le realtà siciliane mostrano un livello di adozione di soluzioni di dematerializzazione inferiore alla media nazionale. Il gap è meno evidente nel caso del sito Internet, di strumenti spinti da provvedimenti normativi come la Posta Elettronica Certificata, l’esecuzione online di adempimenti verso enti pubblici, la firma digitale. Quest’ultimo strumento è anzi più diffuso tra le aziende siciliane che nel resto del Paese.

Livello di adozione di soluzioni e tecnologie a supporto della gestione documentale – Valori % su totale aziende

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fonte: NetConsulting, websurvey 2012

“Più tradizionale” si presenta anche l’approccio alla gestione del printing: l’introduzione di stampanti multifunzione e azioni di rinnovamento del parco stampanti e di monitoraggio dei consumi non sono sempre frequenti. Più diffuse sono però regole di “buona gestione della stampe” – utilizzo del fronte retro, ridotto ricorso a stampe a colori – volte comunque a contenere i costi.

La maggior parte delle aziende del panel ha indicato un budget IT 2013 in linea con quello dell’anno in corso anche se non mancano (quasi una realtà su 3) aziende che indicano una contrazione del budget IT. Una situazione più positiva emerge, invece, dall’analisi del trend di investimenti in soluzioni di gestione documentale: le previsioni per il 2013 evidenziano una crescente sensibilità verso questo tema, quasi un terzo del panel ha, infatti, indicato una crescita della spesa in soluzioni di gestione documentale, in alcuni casi significativa.

In termini di maturità e capacità di valorizzare i risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi documentali, le aziende del territorio siciliano si presentano meno pronte rispetto alle altre realtà nazionali, seppur considerino utili valutazioni di questo tipo per meglio indirizzare gli investimenti: il 20% delle aziende del panel dichiara di aver calcolato il Total Cost of Ownership dei processi documentali (percentuale inferiore alla media nazionale) e il 18% di aver quantificato i possibili risparmi.

Chi queste valutazioni le ha fatte ha rilevato risparmi significativi e rappresenterà una testimonianza importante per sensibilizzare ulteriormente anche su questo fronte.

Lo scenario economico e il ruolo dell’Information Technology

Se la crisi economica può rappresentare un forte driver per individuare inefficienze in passato trascurate, l’Information Technology è uno degli strumenti che consente di eliminarle.

E infatti, tra le aree di interesse e di investimento che stanno caratterizzando lo scenario italiano dell’IT negli ultimi anni, il tema della digitalizzazione di documenti e processi, su spinta di driver di varia natura – normativi e business – sta avendo un importante ruolo in funzione di obiettivi quali la riduzione dei costi, la ricerca di maggiore efficienza e agilità di business.

Nonostante il crescente interesse verso le tecnologie, la spesa IT si presenta in flessione: nel 2011 ha registrato un calo del 4,1% rispetto al 2010 e anche le previsioni di chiusura 2012 non sono positive. All’interno di questo scenario negativo si inserisce il mercato delle soluzioni di gestione documentale (Enterprise Content Management) che nel 2011 valeva poco meno di 900 milioni di Euro, in calo dell’1,9% rispetto al 2010. Il trend negativo sta continuando anche nell’anno in corso.

I settori che più domandano soluzioni di gestione documentale e che stanno dando un maggiore impulso alla domanda sono quello delle Telecomunicazioni & Media, il Finance e le Utilities, si tratta di settori in cui la domanda di soluzioni documentali è supportata dalla necessità di interagire con elevati bacini di utenza.

Le soluzioni di gestione documentale e i vantaggi che esse generano

I motivi che portano le aziende ad investire su quest’area sono diversi:

  • necessità di preservare e gestire un patrimonio informativo sempre più consistente e sempre più destrutturato che, se ben utilizzato, diventa un fattore strategico di competitività
  • impatto positivo che processi e flussi documentali ottimizzati generano sui costi gestionali
  • diffusione crescente del social networking e del Web 2.0
  • necessità di razionalizzare i costi e ottimizzare i processi

Ma quanto sono utilizzate oggi soluzioni che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi?

Se Posta Elettronica Certificata, sito Internet, interazione online con la Pubblica Amministrazione, invio di fatture elettroniche sono strumenti e procedure abbastanza utilizzate, altre tecnologie, e-commerce, RFID rappresentano ancora soluzioni di nicchia.

E’ indubbio che una gestione della documentazione basata prevalentemente sui supporti cartacei presenti maggiori costi – carta, materiale di stampa, spazi, tempi di processo più lunghi – e una serie di rischi operativi – perdita di documenti, ricerca di informazioni difficile se non impossibile, rischio di non conformità normativa.

D’altra parte, interventi di revisione dei processi e introduzione di soluzioni di gestione documentale, associati alla diffusione di corrette regole di gestione delle stampe, possono generare considerevoli risparmi, solo per citarne alcuni (Fonte: NetConsulting e altre fonti):

  • riduzione del costo di gestione del singolo documento, considerando che ogni documento perso o archiviato in modo errato costa ad una realtà aziendale 120 Euro e ogni documento duplicato o stampato più volte 18 Euro
  • riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo
  • l’introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo dell’area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti dell’80%
  • la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che possono arrivare all’80% dei costi di conservazione
  • la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi il ciclo attivo o quello passivo
  • l’ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa può generare saving fino al 40%, oltre che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla compliance.

Le conclusioni

Nello scenario attuale, strategie di ottimizzazione e riduzione dei costi sono assolutamente prioritarie, seppur non vengano trascurate politiche di espansione commerciale e innovazione del portafoglio di prodotti e servizi offerti.

La consapevolezza che investimenti ICT possano rappresentare uno strumento che abilita queste strategie e supporta in politiche di miglioramento del business non è ancora ampiamente diffusa, anche quando si va a focalizzare l’ambito della gestione documentale. Si rileva, tuttavia, una sensibilità crescente verso questa tematica e una altrettanto crescente propensione ad investirvi, sia per esigenze di ottimizzazione dei processi che su spinta di provvedimenti normativi. Non tutte le aziende sono ancora pronte, per questioni di natura culturale e soprattutto per limitate capacità di spending, ma si tratta sicuramente di un percorso avviato, oltre che inevitabile.

L’analisi del territorio siciliano evidenzia chiaramente, e in maniera più forte che in altri territori, le difficoltà che le aziende stanno vivendo in questa fase, un ruolo dell’Information Technology che va via via trasformandosi da puro supporto alle attività aziendali a leva per migliorare il modo di lavorare e di fare business. Questo percorso di crescente consapevolezza sull’utilità dell’Information Technology è evidente anche nella gestione documentale, seppur la portata dei progetti è spesso di dimensioni contenute.

  • La riduzione dei costi, a più livelli, rappresenta la priorità business più sentita sul territorio e condiziona scelte di tipo evolutivo sia a livello di offerta che di espansione commerciale
  • L’adozione di strumenti di Information Technology volti a digitalizzare processi e modalità di comunicazione e interazione è inferiore alla media nazionale, più diffuse risultano soluzioni imposte dai più recenti provvedimenti normativi (PEC, firma digitale) e inevitabili come la presenza di un sito Internet. Ma le aziende sono convinte che quello della digitalizzazione è ormai un percorso obbligato che genererà benefici, sia in termini di minori costi che di maggiore efficacia del business
  • A conferma di questo, la propensione ad investire in soluzioni di gestione documentale è più evidente che in altri ambiti
  • In termini di valorizzazione dei risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi documentali, il territorio siciliano si presenta meno pronto rispetto alla media nazionale, si tratta tuttavia di un approccio che si intende diffondere e consolidare.

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