PMI e ICT: Indagine territoriale – Forlì, Cesena e Rimini

Ott 19, 2012
 

 

    Il focus su Forlì- Cesena – Rimini

    Il territorio oggetto di analisi si presenta molto variegato dal punto di vista delle vocazioni produttive e diversi sono i settori presenti: produzione di macchine e apparecchiature meccaniche;  agroindustriale che comprende imprese tra le più avanzate del Paese nella trasformazione e conservazione dei prodotti alimentari, comparto che ha spinto, a sua volta, lo sviluppo di aziende produttrici di materiali per il packaging e la localizzazione di imprese ICT su quest’area;  specializzazioni produttive legate ad aziende leader a livello nazionale, a partire dal settore avicolo; il settore alberghiero e il Turismo in generale.

    Analizzando le priorità di business su cui le realtà del territorio si stanno concentrando in questa fase e confrontandole con quanto emerso a livello nazionale, emerge:

    • un maggior focus sull’ottimizzazione dei processi e una maggiore attenzione ad incrementare il ricorso all’Information Technology. Aspetti molto spesso legati tra loro: investimenti IT abilitano percorsi di miglioramento e velocizzazione dei processi e del modo di lavorare
    • una minore percentuale di imprese che presentano strategie di miglioramento della relazione con i clienti e dell’evoluzione della proposition
    • un allineamento al resto del Paese relativamente ad altre priorità, a partire dalla riduzione dei costi

    Le aziende del territorio hanno indicato una serie di esigenze di gestione dei flussi documentali nei diversi processi, in parte allineate al contesto nazionale: sono state indicate come fortemente critiche, per numerosi processi aziendali, la possibilità di accedere in modo tempestivo alle informazioni contenute nei documenti, la necessità di avere dati e informazioni certi.

    Vincoli normativi quali il rispetto delle policy di sicurezza, Testo Unico sulla Privacy condizionano soprattutto aree aziendali quali Human Resources e la Gestione Clienti. Normative settoriali specifiche in tema di tracciabilità rendono critici, invece, la gestione dei documenti in aree come la Ricerca e Sviluppo, la Produzione e la Logistica.

    Saving generati dai progetti di gestione documentale ed aree a maggiore impatto


    Fonte: NetConsultin, 2012

    Le realtà analizzate mostrano un buon livello di utilizzo di strumenti che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi, superiore alla media nazionale:

    • tutte presentano un sito Internet più o meno evoluto
    • la Posta Elettronica Certificata è utilizzata dal 94% delle aziende
    • i tre quarti del panel inviano fatture in formato elettronico
    • più del 60% del panel adotta la firma digitale, utilizza Internet per acquisto di prodotti e servizi e interagisce online con la Pubblica Amministrazione
    • l’utilizzo di tecnologie RFID, seppur utilizzato dal 21% delle aziende, rappresenta un buon risultato rispetto alla media nazionale (8%) ed è indice di un più elevato livello di automatizzazione dei processi produttivi e logistici
    • più elevato si presenta anche il ricorso a soluzioni di e-commerce.

     

    Il vantaggio che caratterizza le aziende di questo territorio nell’utilizzo di soluzioni che abilitano la dematerializzazione trova conferma anche nell’adozione di tecnologie di printing innovative: si presentano più propense a rinnovare il parco stampanti, ricorrendo anche a stampanti multifunzione, ad introdurre programmi di riciclaggio di materiali consumabili. Presentano, tuttavia, una minore diffusione di regole di corretta gestione delle stampe.

    Le previsioni di spesa IT del panel analizzato sono nel complesso positive: un terzo delle aziende dell’area prevede per il 2013 una spesa IT in crescita e la metà di esse prevede di lasciarla invariata. Tra le aziende che prevedono di investire di più in IT, vi è un’attenzione particolare alla gestione documentale: il 41% del panel ha indicato una crescita della spesa in soluzioni di gestione documentale, in alcuni casi anche significativa.

    Vi è nel complesso, una minore maturità rispetto alla media nazionale nel misurare e valorizzare i risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi documentali: ad oggi, solo il 20% delle aziende del panel dichiara di aver calcolato il TCO dei processi documentali e il 18% di aver quantificato i possibili risparmi (percentuali inferiori alla media nazionale).

    Lo scenario economico e il ruolo dell’Information Technology

    Se la crisi economica può rappresentare un forte driver per individuare inefficienze in passato trascurate, l’Information Technology è uno degli strumenti che consente di eliminarle.

    E infatti, tra le aree di interesse e di investimento che stanno caratterizzando lo scenario italiano dell’IT negli ultimi anni, il tema della digitalizzazione di documenti e processi, su spinta di driver di varia natura – normativi e business – sta avendo un importante ruolo in funzione di obiettivi quali la riduzione dei costi, la ricerca di maggiore efficienza e agilità di business.

    Nonostante il crescente interesse verso le tecnologie, la spesa IT si presenta in flessione: nel 2011 ha registrato un calo del 4,1% rispetto al 2010 e anche le previsioni di chiusura 2012 non sono positive. All’interno di questo scenario negativo si inserisce il mercato delle soluzioni di gestione documentale (Enterprise Content Management) che nel 2011 valeva poco meno di 900 milioni di Euro, in calo dell’1,9% rispetto al 2010. Il trend negativo sta continuando anche nell’anno in corso.

    I settori che più domandano soluzioni di gestione documentale e che stanno dando un maggiore impulso alla domanda sono quello delle Telecomunicazioni & Media, il Finance e le Utilities, si tratta di settori in cui la domanda di soluzioni documentali è supportata dalla necessità di interagire con elevati bacini di utenza.

    Le soluzioni di gestione documentale e i vantaggi che esse generano

    I motivi che portano le aziende ad investire su quest’area sono diversi:

    • necessità di preservare e gestire un patrimonio informativo sempre più consistente e sempre più destrutturato che, se ben utilizzato, diventa un fattore strategico di competitività
    • impatto positivo che processi e flussi documentali ottimizzati generano sui costi gestionali
    • diffusione crescente del social networking e del Web 2.0
    • necessità di razionalizzare i costi e ottimizzare i processi

    Ma quanto sono utilizzate oggi soluzioni che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi?

    Se Posta Elettronica Certificata, sito Internet, interazione online con la Pubblica Amministrazione, invio di fatture elettroniche sono strumenti e procedure abbastanza utilizzate, altre tecnologie, e-commerce, RFID rappresentano ancora soluzioni di nicchia.

    E’ indubbio che una gestione della documentazione basata prevalentemente sui supporti cartacei presenti maggiori costi – carta, materiale di stampa, spazi, tempi di processo più lunghi –  e una serie di rischi operativi – perdita di documenti, ricerca di informazioni difficile se non impossibile, rischio di non conformità normativa.

    D’altra parte, interventi di revisione dei processi e introduzione di soluzioni di gestione documentale, associati alla diffusione di corrette regole di gestione delle stampe, possono generare considerevoli risparmi, solo per citarne alcuni (Fonte: NetConsulting e altre fonti):

    • riduzione del costo di gestione del singolo documento, considerando che ogni documento perso o archiviato in modo errato costa ad una realtà aziendale 120 Euro e ogni documento duplicato o stampato più volte 18 Euro
    • riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo
    • l’introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo dell’area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti dell’80%
    • la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che possono arrivare all’80% dei costi di conservazione
    • la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi il ciclo attivo o quello passivo
    • l’ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa può generare saving fino al 40%, oltre che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla compliance.

     

    Le conclusioni

    E’ evidente che ci troviamo in uno scenario, privato e pubblico, fortemente condizionato dalla difficile situazione congiunturale: strategie di ottimizzazione e riduzione dei costi sono assolutamente prioritarie, seppur non vengano trascurate politiche di espansione commerciale  e innovazione in particolare dell’offerta. La consapevolezza che investimenti ICT possano rappresentare uno strumento che abilita queste strategie e supporta in politiche di miglioramento del business non è ancora ampiamente diffusa, anche nell’ambito della gestione documentale.

    Si rileva, tuttavia, una sensibilità crescente verso questa tematica e una maggiore propensione ad investirvi. Grazie anche ai provvedimenti normativi che da diversi anni stanno spingendo in questa direzione, si rileva una maggiore conoscenza degli strumenti che percorsi di questo tipo abilitano (firma digitale, PEC, fatturazione elettronica, ecc.), seppur non tutte le aziende siano pronte ad affrontare progetti di una certa portata, per disponibilità economiche limitate o perché non ancora pronte ad affrontare il cambiamento culturale necessario: abituarsi a lavorare senza carta.

    L’analisi del territorio di Forlì, Cesena e Rimini evidenzia una situazione più evoluta rispetto alla media nazionale:

    • una maggiore diffusione di strumenti che abilitano un’interazione elettronica certificata (PEC, firma digitale)
    • un maggiore presidio del Web – tutte le aziende rispondenti sono dotate di un sito Internet e una percentuale più elevata di aziende, rispetto alla media nazionale, fa ricorso ad attività di e-Commerce
    • un più elevato ricorso a tecnologie RFID, motivato dall’esigenza di tracciare processi produttivi e logistici soprattutto in settori come l’agroalimentare

     

    Emerge sicuramente una minore propensione alla misurazione dei costi di gestione dei documenti e dei saving ottenibili digitalizzando i processi. Tuttavia, circa il 60% delle aziende è convinto che da interventi di questo tipo possano derivare miglioramenti dei risultati di business.

     

    E’ proprio questa consapevolezza, sull’utilità dell’Information Technology in generale e all’interno dei processi di gestione documentale, che dovrà innescare percorso innovativi e virtuosi sull’intero sistema imprenditoriale locale.

     

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