PMI e ICT: Indagine territoriale, Firenze

Ott 18, 2012
 

 

    Il focus su Firenze

    In linea con quanto emerso a livello nazionale, le aziende appartenenti al territorio di Firenze evidenziano nell’ottimizzazione dei processi, produttivi ed amministrativi, la loro principale priorità. Strettamente legata a strategie di ottimizzazione risulta la riduzione dei costi, seppur non vengano tralasciate strategie di innovazione dell’offerta e il miglioramento delle relazioni con clienti e fornitori.

    In tema di gestione documenti, sono state indicate come fortemente critici, per diversi processi aziendali, la possibilità di tracciare l’iter dei documenti, sia internamente che nei processi di interazione con l’esterno, la tempestività di accesso alle informazioni contenute nei documenti stessi, i vincoli normativi – privacy, sicurezza.

    Capacità di quantificare il TCO complessivo dei processi e il saving da interventi di digitalizzazione


    Fonte: NetConsulting, survey 2012

    L’adozione dei più diffusi strumenti di digitalizzazione dei documenti – PEC, firma digitale, invio di fatture elettroniche, interazioni online con la Pubblica Amministrazione – risulta più elevata rispetto alla media nazionale.  Questo vantaggio non sembra confermarsi anche nell’adozione di tecnologie di printing innovative: rispetto alla media nazionale, nelle aziende del panel di Firenze l’introduzione di stampanti multifunzione e, più in generale, l’implementazione di azioni di rinnovamento del parco stampanti, di monitoraggio dei consumi sono meno frequenti.

    Nel complesso, il territorio fiorentino è allineato alla media nazionale in termini di maturità e capacità di valorizzare i risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi documentali: se il 33% delle aziende del panel analizzato dichiara di aver calcolato il Total Cost of Ownership dei processi documentali e il 26% di aver quantificato i possibili risparmi (percentuali superiori alla media nazionale), significativa e più elevata rispetto al contesto nazionale è la percentuale di aziende che non effettuano valutazioni  di questo tipo e non prevedono di farlo.

    Chi queste valutazioni ha iniziato a farle, ha rilevato risparmi che vanno dal 10% al 25% – in alcuni casi anche superiori – del costo totale di processo. E gli ambiti che più influiscono su questi risultati sono stati individuati nella riduzione di carta e materiali consumabili, nei minori costi di gestione degli spazi, nei minori costi del personale ed energetici.

    In linea con quanto emerso a livello nazionale le aziende di Firenze, nel 60% dei casi, sono consapevoli dell’impatto, diretto o indiretto, che progetti di dematerializzazione dei flussi documentali possano avere sui risultati aziendali.

    Lo scenario economico e il ruolo dell’Information Technology

    Se la crisi economica può rappresentare un forte driver per individuare inefficienze in passato trascurate, l’Information Technology è uno degli strumenti che consente di eliminarle.

    E infatti, tra le aree di interesse e di investimento che stanno caratterizzando lo scenario italiano dell’IT negli ultimi anni, il tema della digitalizzazione di documenti e processi, su spinta di driver di varia natura – normativi e business – sta avendo un importante ruolo in funzione di obiettivi quali la riduzione dei costi, la ricerca di maggiore efficienza e agilità di business.

    Nonostante il crescente interesse verso le tecnologie, la spesa IT si presenta in flessione: nel 2011 ha registrato un calo del 4,1% rispetto al 2010 e anche le previsioni di chiusura 2012 non sono positive. All’interno di questo scenario negativo si inserisce il mercato delle soluzioni di gestione documentale (Enterprise Content Management) che nel 2011 valeva poco meno di 900 milioni di Euro, in calo dell’1,9% rispetto al 2010. Il trend negativo sta continuando anche nell’anno in corso.

    I settori che più domandano soluzioni di gestione documentale e che stanno dando un maggiore impulso alla domanda sono quello delle Telecomunicazioni & Media, il Finance e le Utilities, settori ai quali è riconducibile il 70% del mercato Enterprise Content Management.

    Si tratta di settori in cui la domanda di soluzioni documentali è supportata dalla necessità di interagire con elevati bacini di utenza, a partire dalla customer base.

    Le soluzioni di gestione documentale e i vantaggi che esse generano

    I motivi che portano le aziende ad investire su quest’area sono diversi:

    • necessità di preservare e gestire un patrimonio informativo sempre più consistente e sempre più destrutturato che, se ben utilizzato, diventa un fattore strategico di competitività
    • impatto positivo che processi e flussi documentali ottimizzati generano sui costi gestionali
    • diffusione crescente del social networking e del Web 2.0
    • necessità di razionalizzare i costi e ottimizzare i processi

    Ma quanto sono utilizzate oggi soluzioni che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi?

    Se Posta Elettronica Certificata, sito Internet, interazione online con la Pubblica Amministrazione, invio di fatture elettroniche sono strumenti e procedure abbastanza utilizzate, altre tecnologie, e-commerce, RFID rappresentano ancora soluzioni di nicchia.

    E’ indubbio che una gestione della documentazione basata prevalentemente sui supporti cartacei presenta maggiori costi – carta, materiale di stampa, spazi, tempi di processo più lunghi –  e una serie di rischi operativi – perdita di documenti, ricerca di informazioni difficile se non impossibile, rischio di non conformità normativa.

    D’altra parte, interventi di revisione dei processi e introduzione di soluzioni di gestione documentale, associati alla diffusione di corrette regole di gestione delle stampe, possono generare considerevoli risparmi, solo per citarne alcuni (Fonte: NetConsulting e altre fonti):

    • riduzione del costo di gestione del singolo documento, considerando che ogni documento perso o archiviato in modo errato costa ad una realtà aziendale 120 Euro e ogni documento duplicato o stampato più volte 18 Euro
    • riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo
    • l’introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo dell’area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti dell’80%
    • la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che possono arrivare all’80% dei costi di conservazione
    • la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi il ciclo attivo o quello passivo
    • l’ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa può generare saving fino al 40%, oltre che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla compliance.

     

    Le conclusioni

    E’ evidente che ci troviamo in uno scenario, privato e pubblico, fortemente condizionato dalla difficile situazione congiunturale. La consapevolezza che investimenti ICT, anche nell’ambito della gestione documentale, possano rappresentare uno strumento che abilita queste strategie e supporta in politiche di miglioramento del business non è proprio scontata ma, aspetto positivo, si rileva una sensibilità crescente verso questa tematica e una altrettanto crescente propensione ad investirvi.

    Non tutte le aziende sono pronte, per questioni di natura culturale e soprattutto per limitate capacità di spending, ad investire in soluzioni che vadano ad ottimizzare i propri flussi documentali.

    Chi vi ha investito, tuttavia, ne ha ricavato benefici considerevoli, su Firenze come nel resto del Paese.

    E’ su questi aspetti che bisogna far leva: è soprattutto dando visibilità dei ritorni sul business che si può realmente diffondere una maggiore consapevolezza dell’utilità dell’innovazione, in generale, e nei processi documentali.

     

     

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