Aziende italiane e Smart Working: a che punto siamo

Ott 26, 2015
 

di Valentina Re Sartò, Analyst di NetConsulting cube

Nello scenario della Digital Economy, la trasformazione digitale sta diventando un fattore critico di successo per le aziende di qualsiasi dimensione e settore. Il digitale e le nuove tecnologie stanno trasformando non solo le modalità con cui le aziende si relazionano con i consumatori e gestiscono la customer experience sui diversi canali, ma anche lo stesso modo di operare interno all’azienda. L’organizzazione diventa aperta, veloce e flessibile e necessita di una revisione non solo dei propri processi, ma anche dei modelli organizzativi, delle competenze, degli strumenti di lavoro e della cultura aziendale. Sono questi alcuni dei punti chiave espressi nel white paper dal titolo “Smart Working – Il momento è ora” realizzato per conto di TELECOM ITALIA | TIM e CISCO, in distribuzione in questi giorni. Nelle aziende di maggiori dimensioni questa trasformazione è già in atto, seppur sia ancora molta la strada da percorrere: secondo una survey condotta nel 2015 su un panel di grandi aziende, le organizzazioni interne saranno oggetto di revisione presso un’impresa su tre tra il 2015 e il 2016 (Figura 1).

Figura 1 Gli ambiti della Digital Transformation nelle aziende italiane (2015-2016)

Fonte: NetConsulting cube, 2015

In questo contesto s’inserisce il concetto di Smart Working, che possiamo definire come un nuovo approccio allo svolgimento dell’attività lavorativa che permette alle persone di comunicare, collaborare e svolgere i propri task in maniera più agile e flessibile, permettendo ai dipendenti di ottimizzare tempi e luoghi di lavoro, conciliare vita privata e lavorativa, e alle aziende di conseguire aumenti di produttività, razionalizzazione e riduzione dei costi, maggiore efficienza ed efficacia nei processi interni.

Lo Smart Working rappresenta, in questo senso, un concetto piuttosto vasto che include diversi elementi, che riguardano sia aspetti legati all’adozione di nuovi strumenti e soluzioni tecnologiche in grado di abilitare le nuove modalità di lavoro (notebook, tablet, smartphone, postazioni per videoconference, piattaforme di collaboration, di Social Intranet, etc.), sia aspetti di tipo organizzativo e culturale.

Sono tanti i casi di grandi aziende che, soprattutto all’estero, hanno sposato la filosofia dello Smart Working: è il caso di Microsoft che, già da tempo, ha eliminato le postazioni fisse dagli uffici in tutte le sedi e incentivato il lavoro da casa, così come del gruppo Virgin o di Netflix che permettono ai propri dipendenti estrema flessibilità nell’orario di lavoro e ferie senza limiti.

Se fino ad oggi in Italia lo Smart Working non è stato oggetto una normativa chiara, sembra essere arrivato il momento della svolta: all’interno della Legge di Stabilità 2016 è stato infatti inserito un disegno di legge con l’obiettivo di regolarizzare lo Smart Working in Italia e disciplinarne gli aspetti salienti. Nonostante uno scenario ancora in via di definizione, le iniziative di Smart Working avviate dalle aziende nel nostro Paese stanno decollando: da una seconda ricerca svolta su un campione di 250 interviste rivolte a decisori aziendali – Responsabili Sistemi Informativi e Sicurezza, Direttori HR, Direttori Amministrazione e Finanza, Facility e Real Estate Manager – di realtà italiane e filiali italiane di multinazionali di diversi settori e dimensioni, emerge come la percentuale di aziende che ha già avviato iniziative di Smart Working risulti essere tra il 7 e il 10%. Si tratta prevalentemente di aziende appartenenti al settore Finance, uno tra i primi ad aver iniziato a sperimentare logiche di lavoro agile, all’Industria, in particolare i comparti dell’Alimentare e del Fashion, e al settore ICT. Le strategie di Smart Working sono l’espressione di team cross funzionali che riportano al Top Management, il quale ha un ruolo sia di influencer iniziale sia di decisore finale su piani e progetti. CIO, CFO e HR sono le figure aziendali che giocano ruoli importanti nella definizione dei progetti di Smart Working nelle aziende. In particolare, il responsabile delle Risorse Umane si configura spesso come coordinatore e referente primario della governance complessiva della strategia aziendale di Smart Working.

E’ possibile individuare tre macro-aree che, a nostro avviso, rappresentano i pilastri di qualsiasi progetto di Smart Working, ciascuno fondamentale per costruire un approccio aziendale coerente:

  • Nuove modalità di organizzazione del lavoro, in relazione a tempi e spazi fisici: Smart Working significa flessibilità di orari e spazi fisici di lavoro per i dipendenti che possono lavorare da casa, in mobilità o in spazi/hub periferici (ad esempio spazi di co-working). Lo spazio di lavoro diventa quindi fluido e flessibile, per soddisfare le esigenze di un’azienda sempre più aperta e agile: anche il layout degli uffici si trasforma con spazi condivisi (open space, sale riunioni), postazioni di lavoro libere (non esistono più scrivanie con postazioni fisse) e spazi personali dedicati al comfort, al relax e alla socializzazione dei lavoratori. Questa flessibilità nella scelta dei tempi e dei luoghi di svolgimento dell’attività lavorativa impone all’azienda l’adozione di una cultura del lavoro basata sulla valutazione di risultati e performance delle risorse in base al raggiungimento di obiettivi, non sul tempo trascorso nel luogo di lavoro o impiegato per svolgere i singoli task;
  • Work-life balance dei dipendenti: le aziende pongono sempre più attenzione alla relazione positiva che c’è tra qualità della vita e del work-life balance dei dipendenti e motivazione, soddisfazione e produttività degli stessi. Per tale motivo, anche in Italia presso le grandi aziende si sta sviluppando un’offerta di servizi di Welfare aziendale per i dipendenti (asilo aziendale, palestra, wellness, benefit di tipo assicurativo, sconti su carburante/spesa, servizi di baby-sitting, colf, badanti, lavanderia). In crescita anche la domanda di Flexible Benefits, ovvero la gestione in logica flessibile di benefit monetari/voucher da parte del dipendente per le proprie esigenze, con un’offerta di servizi da parte degli operatori che sta iniziando a svilupparsi anche in Italia, sull’esempio delle grandi corporation americane. All’interno dell’ambito work-life balance, anche il tema della gestione della mobilità aziendale sta diventando sempre più un punto all’attenzione delle aziende con un approccio verso una logica di mobilità integrata, con un’attenzione alla sostenibilità e alla gestione del worklife balance dei dipendenti (includendo anche la gestione del trasporto casa-lavoro);
  • Piattaforme/soluzioni tecnologiche a supporto dell’attività lavorativa: un ruolo importante di abilitatore dello scenario dello Smart Working è giocato dall’adozione di strumenti ICT che consentano una maggiore e più efficace collaborazione tra colleghi e flessibilità delle mansioni professionali. Tra le tecnologie driver nell’implementazione di iniziative di Smart Working si evidenziano le soluzioni di Unified Communication e Collaboration, adottate per soddisfare le esigenze di nuove modalità di organizzazione del lavoro in mobilità e, per alcune aziende, di riduzione dei costi di fonia e di spostamento per trasferte/riunioni. Inoltre, la diffusione della Mobility in azienda sta trainando l’adozione sia di soluzioni e mobile app sia per i dipendenti (richiesta permessi, accesso al cedolino,..) sia per il Top Management e le Risorse Umane per avere report in real-time sulle performance delle risorse o sullo stato della situazione ferie, straordinari, assenteismo, ecc.

In aumento anche l’adozione di strumenti di Social Enterprise, tra cui piattaforme di collaboration e di Social Intranet, con una forte crescita della componente di Social Learning.

Facendo un bilancio delle iniziative di Smart Working in corso oggi in Italia, sono ancora spesso le tecnologie digitali a guidare il cambiamento nelle aziende, in quanto abilitanti l’innovazione e nuove modalità di comunicare e collaborare. In troppi casi però, manca un’adeguata revisione dei processi e dell’organizzazione aziendale, così come un’azione di change management che metta tutte le risorse dell’azienda in grado di traguardare con coerenza e consapevolezza i nuovi obiettivi. Il percorso verso lo Smart Working è dunque avviato, ma la strada da fare per le aziende italiane è ancora tanta.

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